Nina Kreutzfeldt
VIRTUELLE TEAMS ERFOLGREICH AUFBAUEN UND LEITEN
Business Survival Guide
Kreutzfeldt digital
Nina Kreutzfeldt: Virtuelle Teams erfolgreich aufbauen und leiten
Erschienen in der Reihe: Business Survival Guides
Herausgegeben von Nina Kreutzfeldt
© 2014 Kreutzfeldt digital, Hamburg
Alle Rechte vorbehalten.
ISBN 978-3-86623-503-8
Unser gesamtes lieferbares Programm und weitere Informationen über die digitale Ratgeber-Reihe Business Survival Guides finden Sie unter: www.business-survival-guides.de
1. Einstieg
Meine eigene Erfahrung mit virtuellen Teams
Definition „virtuelles Team“
Was heißt „erfolgreich“ in Bezug auf ein virtuelles Team?
Was können Sie von diesem Business Survival Guide erwarten?
2. Vor- und Nachteile räumlich verteilter Teams
Vorteile virtueller Teams
Nachteile virtueller Teams
3. Aufbau virtueller Teams
Brauchen wir überhaupt ein virtuelles Team?
Teammitglieder: Auf die Auswahl kommt es an
Kickoff: Hier legen Sie die Basis
Bewusstsein: Sensibilisieren Sie Ihr Team
4. Leitung virtueller Teams
Klarheit
Flexibilität
Vertrauen
Kommunikation
Technik
Wertschätzung
Fazit: Es kommt auf sechs Punkte an
5. Erste Hilfe
Konflikte
Motivation
Effektivität
Hilfe, ab morgen leite ich ein virtuelles Team
6. Fazit und Ausblick
7. Survival Kit: Zentrale Aussagen dieses Guides
8. Anhang
Anmerkungen
Über die Autorin
Rückkanal: Frage an die Autorin
Weitere Business Survival Guides
In vielen internationalen Unternehmen und Organisationen spielen virtuelle Teams eine immer wichtigere Rolle: Über Länder und Kontinente, Sprachen, Zeitzonen und Kulturen hinweg arbeiten Menschen gemeinsam an einem Thema, einer Aufgabe oder einem Projekt, treffen sich dabei aber selten oder nie persönlich. Stattdessen tauschen sie sich regelmäßig über eMail, Skype, Google Hangouts oder in Telefonkonferenzen aus.
Während virtuelle Teams in Hinblick auf die Verfügbarkeit von Expertenwissen, Flexibilität und Kosten viele Vorteile bringen, stehen Führungskräfte, die ein virtuelles Team aufbauen und erfolgreich leiten sollen, vor besonderen Herausforderungen.
Die Arbeit in virtuellen Teams in all ihren Facetten kenne ich aus eigener Erfahrung, denn sie zählte lange zu meinem beruflichen Alltag. Rund fünf Jahre lang habe ich im IT- und Medienbereich in virtuellen Teams gearbeitet und einige davon mit aufgebaut: Bei Franklin Electronic Publishers leitete ich die Content Group mit Mitarbeitern aus New Jersey und Deutschland und war zugleich Teil eines größeren Product Development Teams, zu dem auch Kollegen aus Hongkong zählten. Für den kanadischen eBook-Anbieter Kobo habe ich das Content Management in Europa aufgebaut und in dieser Zeit eng mit Kollegen aus der Unternehmenszentrale in Toronto, aber auch aus verschiedenen europäischen Ländern und den USA zusammengearbeitet. Zudem war ich beratend in weiteren Projekten involviert, in denen u.a. chinesische Entwickler eine wichtige Rolle spielten.
„Can you hear me? Sorry, my Skype connection is bad today.” Wie viele Stunden Zeitunterschied sind es nochmal nach Shenzhen? Warum ist der Kollege aus den USA heute nicht recht bei der Sache? Ist die neue Mitarbeiterin aus Frankreich einfach schüchtern oder warum beteiligt sie sich nicht an der Diskussion? Was genau versteht unser Lieferant unter „target date“? Wieso hören wir „no problem“, bekommen aber keine Antwort auf unser Fehlerprotokoll?
... diese und ähnliche Fragen gehörten zu meinem Alltag, und einer wachsenden Anzahl von Menschen geht es wohl ebenso: In einer Umfrage der WirtschaftsWoche unter rund 160 börsennotierten Unternehmen in Deutschland gaben bereits 2012 insgesamt 36 Prozent der Befragten an, dass die virtuelle Zusammenarbeit für sie eine „bedeutende Rolle“ spiele, eine „wachsende Rolle“ für diese Form der Zusammenarbeit sahen 64 Prozent.1
Und auch wenn es nicht immer einfach war: Ich habe spannende Projekte begleitet, wunderbare Menschen getroffen, viel erreicht und noch mehr gelernt, sowohl fachlich als auch in Bezug darauf, worauf es ankommt, damit in einem virtuellen Team alle an einem Strang ziehen und gemeinsam erfolgreich sind.
Denn: Die Zusammenarbeit in virtuellen Teams läuft oft nicht so glatt, harmonisch und effektiv, wie sie könnte und sollte. Positiv gesehen bedeutet dies, dass die meisten virtuellen Teams ein hohes Entwicklungspotenzial haben, und derjenige, der sie leitet, hier viel bewegen kann. Mein Wissen und meine Erfahrungen gebe ich heute als Business Coach an Führungskräfte weiter: Ich unterstütze sie dabei, virtuelle Teams aufzubauen und erfolgreich zu leiten.
Mit diesem Business Survival Guide möchte ich Ihnen einen Wegbegleiter in die Hand geben, in dem ich Ratschläge und Wissen aus der Praxis gebündelt habe mit dem Ziel, dass Sie einiges davon im Alltag bei der Arbeit mit virtuellen Teams unterstützen kann – bei der Einführung ebenso wie bei dem erfolgreichen Ausbau.
Unter einem virtuellen Team verstehe ich ein Team, dessen Mitglieder sich an unterschiedlichen Orten befinden und aufgrund der räumlichen Trennung in der Regel nur online oder telefonisch kommunizieren. Sie arbeiten oft über Länder-, Sprach- und kulturelle Grenzen hinweg zusammen.
Die Bezeichnung virtuelles Team stellt eine wörtliche Übersetzung des englischen virtual team dar und hat sich inzwischen auch im deutschen Sprachraum etabliert. Sie kann jedoch irritieren, wenn das Wort virtuell ambivalent gedeutet wird in dem Sinne, dass es sich um ein unwirkliches und somit kein echtes Team handelt. Diese Konnotation des „Unechten“ fehlt im Englischen. Synonym wird teilweise auch von einem dezentralen, standortübergreifenden oder verteilten Team gesprochen. Virtuelles Team ist heute jedoch die geläufigste deutsche Bezeichnung.
Wenn es darum geht, ein virtuelles Team erfolgreich aufzubauen und zu leiten, dann meine ich damit, das Potenzial, das ein solches Team mit sich bringt, möglichst voll auszuschöpfen. Dies geschieht, indem man die individuellen Fähigkeiten und Stärken der Teammitglieder erkennt und nutzt und gleichzeitig mögliche Störungen auf ein Mindestmaß reduziert. In diesem Business Survival Guide werden Sie ein Idealbild kennenlernen, aber dies heißt nicht, dass es in der Praxis nicht immer wieder auch Probleme geben wird. Gestatten Sie einen Vergleich bezogen auf die Gesundheit: Es geht darum, präventiv zu handeln, und wenn doch etwas passiert, angemessen (mit der richtigen „Behandlung“) reagieren zu können. Damit hält man den Schaden möglichst gering und stärkt gleichzeitig die Abwehrkräfte. Sprich: Das Team soll künftig widerstandsfähiger gegen dieses Problem sein.
Aufbau, Entwicklung und erfolgreiche Leitung von Teams stellen für Führungskräfte stets eine Herausforderung dar. Dies gilt in besonderem Maße für virtuelle Teams. Der Führungsprozess ist in räumlich verteilten Teams komplexer und anspruchsvoller, kann daher aber auch einen besonderen Reiz haben: Im Vergleich zu stationären Teams, die primär an einem gemeinsamen Ort tätig sind, bietet die Arbeit in virtuellen Teams sowohl Vor- als auch Nachteile. Für Führungskräfte ist es wichtig, sich diese zu vergegenwärtigen, um angemessen damit umgehen und das Potenzial dieser Arbeitsform maximal ausschöpfen zu können.
Mein Ziel ist, dass Sie nach der Lektüre dies mitnehmen können:
▪ Sie wissen, was Sie tun, wenn Sie in einem virtuellen Team arbeiten bzw. es leiten – und warum es evtl. manchmal hakt.
▪ Sie sind sensibilisiert für mögliche Fallstricke. Ihr Blick ist geschärft und Sie wissen, worauf Sie achten sollten.
▪ Sie können ein existierendes virtuelles Team noch besser und souveräner leiten, dadurch wird es effektiver und die Teammitglieder zufriedener und motivierter.
▪ Beim Aufbau eines neuen virtuellen Teams werden Sie von Anfang an auf bestimmte Dinge achten.
▪ Insgesamt können Sie das Potenzial Ihres virtuellen Teams und die Vielfalt der Teammitglieder noch besser schätzen und nutzen.
Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Lesen, und ich bin zuversichtlich, dass Sie manche Situationen wiedererkennen und würde mich freuen, wenn Sie einige Aha-Effekte erleben.
Ich freue mich über Feedback dazu ebenso wie über Fragen, die mich über den Rückkanal erreichen!
Nina Kreutzfeldt
Hamburg, im Februar 2014