Verschiedene Formen von Ausarbeitungen und Präsentationen
A
ABC-Analyse 16, 74
Abkürzungsverzeichnis 113
Abschlussarbeit 10, 46
Adressbuch 38
Anglizismen 122
Anhang 113
Arbeitspapier siehe auch Working Paper
Artikel 9
Aufschieberitis 24
B
Balkendiagramm 137
Bauernopfer 106
Behörden 36
Bestätigungsirrtum 63
Bibliographie 41
Bibliothek 43
Biorhythmus 21
Bullshit-Bingo 118
C
Chats 28
Cliparts 144
Confirmation bias 63
cut and paste 143
D
Datenbanken 48
Datensicherung 18
Dissertation 10, 46, 81
Dokumentation 60
Doppelpunkt 129
Druck 22
E
Einschübe 126
Eisbrecher 155
E-Mails 16
Empirische Studien 91
Escape-Taste 153
Essay 9, 46, 116
Excel 140
Exkurs 94
Exposé 81
F
Facebook 35
Fachhandwortbücher 35
Fachzeitschrift 42, 108 siehe auch Journal
Family Guy 21
Fernleihe 42
Festplatte 18
Filetype
Filme 148
Floskeln 123
Folien
Füll- und Stopfwörter 125
Fußnoten 94
G
Gedankenstrich 129
Gerichtsentscheidungen 110
Geschäftsberichte 95
Gesetzestexte 110
Gliederungssysteme 89
googeln 26
Google 49
Google Scholar 36, 54
Grafiken 135, 148
graue Literatur 109
H
Habilitation 46
Handwerkskammern 40
Hausarbeit 9, 46
Historische Gliederung 92
hyperbolisches Diskontieren 24
I
Impressum 28
Impulsreferat 46
Indexierung 139
Industrie- und Handelskammern 40
Institutionen 55, 109
Internet-Kataloge 29
Internet-Quellen 29, 109
Interview 39, 110
J
Journal 28 siehe auch Fachzeitschrift
K
Kanzleistil 127
Karikaturen 147
Karteikarten 157
Kommentar 9, 46, 116
Kontakte 80
Kopfstandmethode 11
Körperhaltung 157
Kuchendiagramm 138
Küchenzeile 70, 85
L
Langschläfer 21
Lehrbücher 35
Lerngruppe 25
Lexika 35
Liniendiagramm 138
Linksammlungen 29
Literaturverwaltungsprogramme 61
M
Manöverkritik 168
Mathematik 78
Mega 125
Metaplan-Technik 86
Metasuchmaschinen 30
Modell 71
Monographie 108
N
Nachricht 46
Nachrichtenagenturen 37
Netzwerk 39, 80
Notizen 59
O
Offizielle Stellen 36
off the record 40
Online-Foren 28
Optische Effekte 144
P
Passiv 125
peer review 43
Periodika 43
Phrasenschwein 119
Plagiat 100, 103
Plausi-Check 66
Podiumsdiskussionen 155
175Postkorbaufgaben 15, 17
Praxisproblem 91
private Webseiten 28
Q
Quellen 26
R
Rede 10
Report 10, 46, 71
S
Sammelband 108
Satzzeichen 129
Säulendiagramm 136
Schachtelsätze 126
Schneeballsystem 50
Schreibblockade 115
Schreibtisch 17
Schriftbild 113
Schriftgröße 113
Schriftverkehr 110
Science Citation Index 53
Scirus 37
Seitenzahl 113
Semesterarbeit 9
Semikolon 129
seminal papers 46, 52, 64, 71
Shake and paste 103
Spicker 159
Sprungmarken 146
Star-Suche 55
statistisches Bundesamt 40
Stil 117
Störer 166
Strukturübernahme 104
Stundenplan 19
Suchmaschinen
T
Tabellen 135
Tabellenkalkulationsprogramme 140
Tages-und Wochenplanung 19
Telefon 37
Telefonat 110
Text-Asthma 127
Theorie 71
Titelblatt 113
Top-Down-Ansatz 82
U
Überoptimismus 23
Übersetzungsplagiat 103
Übersprungskreativität 116
Unternehmensinformationen 40
USB-Stick 18
V
Verschleierung 104
Verständnisschwierigkeiten 71, 76
Vertuschung 106
Verwaltungen 36
Vortext 113
Vortrag 10
W
Wikipedia 30, 33
Working Paper 28, 108
Wörterbücher siehe Lexika
Z
Zeilenabstand 113
Zeitschriften 109
Zeitungen 109
Zeitvorgaben 167
Zitat
Zitierkartell 52
Zitiermethode
Zitierregeln 96, 108
Mission: Impossible. Sie haben also – warum auch immer – die Aufgabe, einen Bericht, einen Artikel, eine wissenschaftliche Hausarbeit abzuliefern, einen Report an die Geschäftsleitung, einen Fachvortrag für das nächste Treffen eines wichtigen Ausschusses, einen Essay oder eine Rede für eine Festveranstaltung. Und jetzt sitzen Sie am Schreibtisch und fragen sich, wie um alles in der Welt Sie das in der knappen Zeit schaffen sollen. Wenn es ganz schlimm kommt, dann ergeht es Ihnen wie dem Verfasser dieses Buches, der jahrelang als Journalist gearbeitet hat: In seinem ersten Monat als Jungredakteur schneite der Ressortleiter mit wehenden Rockschößen ins Büro und formulierte knapp „Herr Beck, wir brauchen 180 Zeilen zum Thema ♣¥¿§$@!&*+#, um halb fünf ist Andruck“. Wie unschön – ich hatte noch nie in meinem Leben etwas von ♣¥¿§$@!&*+# gehört, geschweige denn, dass ich wusste, wie man darüber sinnvoll 180 Zeilen in zwei Stunden schreiben soll. Mission: Impossible.
Gut, es muss nicht immer so extrem sein, aber vom Prinzip her kennen Sie das: Man muss sich innerhalb kürzester Zeit zu einem Experten in einem Thema machen, von dem man wenig Ahnung hat und dann kompetent, anschaulich, informativ und am besten noch unterhaltsam darüber anderen Menschen berichten – entweder schriftlich oder mündlich, oder beides. Wie soll denn das gehen?
Es geht. Und es geht gut und ohne Stress, wenn man ein paar Kniffe und Tricks kennt. Wenn man weiß, wo und wie man suchen muss und wenn man Techniken hat, wie man aus dem Berg von recherchierten Informationen eine brauchbare Gliederung macht. Und 8wenn man ein wenig darüber weiß, wie man diese Informationen mit der Gliederung als Rahmen aufbereitet.
Lassen Sie sich dabei nicht von den Begriffen „Recherche“, „Gliederung“ oder „Hausarbeit“ ablenken – diese Vorgehensweise gilt für jede Aufgabe, bei der es darum geht, andere Menschen zu informieren. Ob Sie einen Report an die Geschäftsleitung schreiben, einen Artikel für eine Tageszeitung oder ein Monatsmagazin, eine Rede für die Jahrestagung der ausgelassenen Zahnärzte, einen Vortrag für die Hochschule oder eine Lobrede auf den 60. Geburtstag der Schwiegermutter, Ihre Aufgabe besteht immer aus drei Teilschritten: Recherchieren – Strukturieren – Präsentieren. Informationen suchen, filtern, in eine Ordnung bringen und geordnet aufschreiben oder vortragen – das ist der Dreisprung, um den es in diesem Buch geht und bei dem Ihnen dieses Buch helfen soll.
Bevor es losgeht. Doch bevor wir anfangen, müssen wir drei wichtige Fragen klären, die Ihnen im weiteren Verlauf der Arbeit helfen werden, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Welche drei Fragen sind das?
Wie Sie leicht nachvollziehen können – unterschiedliche Arten von Arbeiten, Adressaten und Restriktionen erfordern einen unterschiedlichen Rechercheaufwand, eine unterschiedliche Gewichtung von Themenaspekten und unterschiedliche Präsentationsformen. Wer das nicht beachtet, braucht nicht weiter zu lesen. All den Hilfestellungen in diesem Buch zum Trotz müssen Sie also stets überlegen, welche dieser Hilfen für Ihre spezielle Aufgabe hilfreich ist und welche nicht. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen verschiedene Formen von Präsentationen – zu welcher Kategorie gehört Ihre Aufgabe?
Verschiedene Formen von Ausarbeitungen und Präsentationen
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Adressat/Form |
Ziel, Zeitaufwand, Anspruch und Stil |
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Nachricht/Artikel |
Information über die wichtigsten und aktuellsten Aspekte eines Themas; je nach Publikation fachspezifischer. Soll den Leser schnell und übersichtlich informieren. In der Regel dringlich, der Stil ist nüchtern-sachlich, der Anspruch: kurz, kompakt, korrekt und verständlich. |
|
Essay/Kommentar |
Soll dem Leser eine fundierte Meinung zu einem Thema anbieten, dabei aber auch die wichtigsten Informationen zu diesem Thema erläutern; in der Regel eher an ein allgemeines Publikum gerichtet. Zumeist hat man mehr Zeit dafür, der Stil muss nicht nüchtern-sachlich sein, solche Formen sollen oft auch unterhaltend sein; sprachliche Eleganz ist durchaus gewünscht. |
|
Hausarbeit/Semesterarbeit |
Soll zeigen, dass der Verfasser einen fundierten Überblick über ein spezielles Thema hat und die wesentlichen Aspekte eines Themas klar strukturiert aufarbeiten und präsentieren kann. Richtet sich neben dem Dozenten auch an Mitstudenten, die zu dem speziellen Thema nur wenig 10Information haben. Der Zeitaufwand beträgt je nach Arbeit und Routine vier bis acht Wochen; der ist Stil nüchtern; die Aufgabe ist deutlich rechercheintensiver als Nachrichten und Essays. |
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Abschlussarbeit |
Wie eine Hausarbeit, nur auf etwas höherem Niveau. Die Hausarbeit dient der Vorbereitung auf die Abschlussarbeit, sie ist sozusagen das Trainingsfeld. Aufwand je nach Absprache bis zu sechs Monaten. Vermasseln Sie diese Arbeit, wird Ihr Abschlusszeugnis von einem dicken Makel geziert, den Personalchefs mit einem Zucken der Augenbrauen kommentieren – zu Recht. |
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Dissertation |
Ziel ist ein eigenständiger wissenschaftlicher Ansatz zu einem Fachthema, ein erkennbarer wissenschaftlicher Fortschritt. Richtet sich an Leser mit profunden Fachkenntnissen; Zeitaufwand wird in Jahren bemessen. Stil nüchtern-sachlich. |
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Report für die Geschäftsführung oder Abteilung |
Klare, kurze Schilderung der entscheidungsrelevanten Fakten, soll als Grundlage für geschäftliche Entscheidungen gelten. Der Stil ist sachlich-nüchtern, die Adressaten wissen, um was es geht. Zeit ist Geld, keine langen Vorreden, verständliche, kurze und kompakte Präsentation der wichtigsten Fakten – die erstklassig und korrekt sein müssen, sonst wird Geld versenkt. Und keine Floskelolympiade. |
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Vortrag oder Rede |
Soll Zuhörer informieren, bestenfalls auch unterhalten. Inhalt, Form und Stil richten sich nach dem Thema und dem Publikum – auf Fachveranstaltungen trägt man anders vor als auf Veranstaltungen, die sich an die Allgemeinheit richten; Festvorträge sind etwas anderes als Reports an die Geschäftsleitung. Stil sowie Rechercheaufwand sind also jeweils individuell anzupassen. Aber auch für Fachvorträge gilt: Niemals langweilig sein. |
Wenn Sie klar gestellt haben, was Sie machen wollen und wer Ihr Publikum ist, kann es losgehen mit dem Dreisprung. Der erste Schritt besteht natürlich darin, Fakten zu recherchieren – aber wie?
11Die Kopfstandmethode
In den meisten Büchern – so auch in diesem Buch – lernen Sie, wie man etwas richtig oder besser macht. Die Kopfstandmethode versucht das Gegenteil: Sie besteht darin, dass man sich überlegt, wie man etwas besonders schlecht macht: Wie sorge ich dafür, dass ich den Termin auf keinen Fall einhalte? Was macht meine Arbeit, meinen Vortrag besonders schlecht? Wie mache ich das Thema so uninteressant wie möglich? Auf diesem Weg kann man ein paar Stolpersteine entdecken und (hoffentlich) aus dem Weg räumen. Einen Versuch ist es auf alle Fälle wert.
Wann fange ich an? Das ist eine einfache Frage: sofort. Sie müssen lernen, Ihre Prioritäten richtig zu setzen, und Ihre Arbeit, Ihr Artikel oder Report ist eine Aufgabe der höheren Priorität – wenn sie nicht so wichtig wäre, würden Sie ja wohl kein Buch dazu lesen. Die meisten Arbeiten scheitern nicht am Material, nicht an fehlenden Quellen und nicht an der Intelligenz des Schreibers, sondern an der falschen Prioritätensetzung und Terminplanung.
Wie plane ich meine Arbeit? Den Umgang mit Terminplanung kann man mit Hilfe sogenannter Postkorbaufgaben üben, die von Unternehmen oft bei der Auswahl von Bewerbern eingesetzt werden. Dabei werden die Kandidaten vor eine hypothetische Situation gestellt, beispielsweise dass Sie Abteilungsleiter eines großen Unternehmens sind und um neun Uhr morgens sagen wir 20 Briefe, Notizen und E-Mails vorfinden. Nun müssen Sie vor dem Hintergrund dieser Mails Ihren Tag organisieren. Die Nachrichten lauten beispielsweise wie folgt:
Aus diesem Wust von Verpflichtungen, Informationen und Terminen müssen Sie nun Ihren Tag organisieren, und je nachdem, wie gut Sie diese Übung absolvieren, bekommen Sie die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, oder nicht. Der Trick an diesen Übungen ist, dass Sie gar nicht alle Aufgaben, die man Ihnen da vor die Füße wirft, erledigen können (es sei denn, Sie sind Superman). Es geht bei dieser Übung nicht darum, alle Aufgaben zu erledigen, sondern die richtigen Prioritäten zu setzen.
Dazu kann man sich eines einfachen Instruments bedienen, der sogenannten ABC-Analyse. Wir unterteilen die Aufgaben nach Prioritäten in A-Aufgaben (sofort erledigen, wichtig), B-Prioritäten (wichtig, kann oder muss zur Not warten) und C-Prioritäten (kann warten, erledigt sich vielleicht von selbst oder bei Wiedervorlage). Im obigen Beispiel beispielsweise ist der Kundentermin ein A, der Tennis-Platz sicher verlockend, aber ein C. Welches Ereignis welche Note bekommt, hängt natürlich immer auch von den persönlichen Umständen und dem Zeithorizont ab, den man hat.
Zum Umgang mit E-Mails. Überlebenswichtig wird diese Technik in einem Job, in dem man pro Tag bis zu 60 oder 70 Mails erhält (als Journalist hat man das rasch zusammen). A-Mails beantworten Sie sofort, auf B-Mails setzen Sie einen Merker (da kümmere ich mich drum, aber nicht jetzt), und bei C-Mails hoffen sie, dass sich das von selbst erledigt. Allerdings sollten Sie, um nicht unhöflich zu sein, auch die C-Mails zumindest beantworten – mit der Bitte, sich zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu melden oder mit einer freundlichen Absage.
Ähnlich sollten Sie es bei Ihrer Arbeitsorganisation machen: Klären Sie, welche Ihrer Aufgaben A, B oder C-Kategorie sind. Bei den C-Aufgaben gibt es drei Möglichkeiten: delegieren (schwierig, findet man immer einen Freiwilligen?), verschieben oder absagen. Dabei gilt wie gesagt: Die Prioritätensetzung hängt ab von den persönlichen Umständen und von der verfügbaren Zeit. Üben können Sie das mal mit der folgenden Postkorbaufgabe.
17Eine Postkorbaufgabe zum Selbermachen
Nun hat man als Student in der Regel nicht die Verpflichtungen, die ein Manager hat, aber ein Blick in den Mail-Account eines Studenten zeigt, dass auch an der Hochschule rasch viele Verpflichtungen zusammenkommen. Da wären beispielsweise:
Wie bewerten Sie die einzelnen Verpflichtungen, wenn Sie a) gerade erst Ihr Thema bekommen haben und in sechs Wochen abgeben müssen oder b) es Freitagmittag ist und Sie bis acht Uhr abends abgegeben haben müssen, aber noch nicht fertig sind, oder c) Sie noch eine Woche Zeit bis zur Abgabe haben?
Wie sieht mein Schreibtisch aus? Auf jeden Fall nicht so, wie ich es einmal in einem großen Unternehmen erlebt habe: Der Schreibtisch eines – zugegebenermaßen exzellenten – Kollegen war komplett zugestellt mit Papier, nur ein kleiner Raum war noch frei für den Bildschirm und die Tastatur. Das Papier türmte sich auf dem Schreibtisch um fast einen Meter, und als ich einmal mit einem Vorgesetzten in diesem Chaos-Büro auf den Inhaber des Büros warten musste, schlug mir der Vorgesetzte ein Spiel vor: Jeder zog irgendwo aus den Papierstapeln ein Papier und blickte auf das dort notierte Datum, und wer das ältere Datum zieht, hat gewonnen. Ein Riesenspaß, bei dem die Jahreszahl 1992 gewann, soweit ich mich erinnere. Das Ganze spielte sich im Jahr 2004 ab.
18Wie gesagt, der betreffende Kollege war brillant, aber für die meisten von uns gilt das nicht: Wir sind keine Genies. Wir beherrschen nicht das Chaos, sondern das Chaos beherrscht uns. (Zudem bleibt offen, ob der betreffende Kollege mit aufgeräumtem Schreibtisch nicht sogar noch besser gewesen wäre.) Also müssen wir dem Chaos Grenzen setzen und eine übersichtliche Arbeitsfläche schaffen. Das bedeutet auch, dass nur Dinge auf dem Schreibtisch stehen, die da auch hingehören, alles andere lenkt von der Arbeit ab.
Also: Auf den Schreibtisch gehören ein Rechner, Stifte und anderes Büromaterial, Lexika, Karteikarten, Fachbücher und Terminkalender. Nicht auf den Schreibtisch gehören Technikspielzeuge, Romane, Zeitschriften und Comics, das Poesiealbum, die Ordner und Dateien aus längst vergangenen Semestern (es sei denn, Sie benötigen sie aktuell noch) und erst recht nicht ein Fernseher und das Smartphone. Leider ist einer der größten Arbeitszeitzerstörer nicht vom Schreibtisch zu wischen, nämlich das Internet mit Facebook, Online-Spielen und anderen Zeitdieben. Zum Recherchieren ist das Internet ein unverzichtbares Werkzeug, wer aber nicht mehr recherchiert, sondern nur noch seinen Text zusammenschreibt oder Quellen liest, sollte sein Netz für die Dauer dieser Tätigkeiten ausknipsen.
Wie sieht meine Festplatte aus? Die moderne Version des Schreibtisches – beziehungsweise der Papierablage – ist die Festplatte. Auch hier gilt: Ordentliche Organisation ist die halbe Miete. Legen Sie entsprechende Ordner an, entrümpeln Sie Ihre Festplatte regelmäßig und machen Sie eine regelmäßige Datensicherung auf eine externe Festplatte. Die Dateien sollten Sie immer sprechend benennen und auch mit einem Datum versehen (beispielsweise „Hausarbeit Europa061112“), dann können Sie erkennen, wie alt die Version ist, die Sie gerade auf dem Schirm haben. Zudem haben Sie dann in den älteren Versionen Ihrer Arbeit immer noch einmal eine Datensicherung.
Eine weitere einfache Maßnahme der Datensicherung besteht darin, sich einen USB-Stick an den Schlüsselbund zu hängen, auf dem Ihre wichtigsten und aktuellsten Dateien sind. Sie sollten aber auch regelmäßige Datensicherungen auf einer externen Festplatte vornehmen, denn ein USB-Stick ist eigentlich nur zum Datentransport vorgesehen, er kann rasch Daten verlieren (beispielsweise, wenn man ihn zu schnell aus dem Schacht entfernt). Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die aktuelle Datei an die eigene E-Mail-Adresse zu schicken, das hat zudem den Vorteil, dass man von überall aus auf sie zugreifen kann; ebenfalls geeignet ist die Datenspeicherung in Clouds oder bei Diensten wie Dropbox.
19Was muss ich wissen? Ein paar Dinge sollten Sie schon wissen, bevor Sie anfangen. Neben dem Abgabetermin sind das weitere zeitliche Restriktionen wie Öffnungszeiten der Bibliotheken, Sprechstunden des Dozenten, andere Termine von Personen, die für Ihre Arbeit wichtig sind, zeitliche Restriktionen, die sich langfristig ergeben könnten, wo und wie man eine Fernleihe oder eine Datenbankrecherche in Auftrag gibt und wie lange das dauert, sowie die Öffnungszeiten des Copyshops und des DV-Zentrums, wo Ihnen im Zweifelsfall das Help-Desk Ihre Festplatte restauriert. Auch sollten Sie ein paar Freunde in der Hinterhand haben, die notfalls einmal bereit stehen, wenn es brennt. Ok, und die Nummer des Pizza-Lieferdienstes.
Wie plane ich meine Zeit? Machen Sie sich einen Stundenplan wie im folgenden Beispiel. Dort tragen Sie die festen Termine ein – Vorlesungen, regelmäßige Verpflichtungen und ähnliches, am besten in Blockform. Vorlesungen beispielsweise sind natürlich A-Kategorie. Wer im Arbeitsleben steht: Hier können das regelmäßige Besprechungen oder Kundentermine sein, oder bei Journalisten beispielsweise Blattmacherdienste (siehe unten). Diese festen Termine der A-Kategorie sind sozusagen unumstößlich, die restliche Terminplanung erfolgt um diese A-Termine herum. Hat man diese A-Termine eingeplant, so kann man nun die Zeiten festsetzen, die man für die Arbeit respektive den Artikel reserviert.
Ein fiktiver Stundenplan. Wo sind die A-, B- und C-Termine?
20Erstaunlich ist dabei, wie viel Zeit man auf diesem Weg gewinnt. Ein einfaches Beispiel: Montags ist in unserem Stundenplan ab elf Uhr Vorlesung – ein A-Termin. Ganz ehrlich: Die meisten von uns tendieren dazu, entsprechend Montags auszuschlafen, gut zu frühstücken und gegen elf zur Vorlesung zu trödeln. Das geht auch anders: Wenn man um halb sieben aufsteht und sich um sieben an den Schreibtisch setzt, kann man bis sagen wir 10:30 arbeiten, das macht dreieinhalb Stunden. Gehen wir von einem Semester aus, das 14 Wochen hat, so macht das unter dem Strich 49 Stunden Arbeitszeit, die man auf diesem Weg gewinnt – das ist mehr als eine ganze Arbeitswoche, die man nur durch ein wenig Disziplin gewinnt.
Also: Markieren Sie die freie Zeit entsprechend im Stundenplan (hier: von sieben bis elf) als B-Termin „Arbeit schreiben“, den Sie je nach Dringlichkeit zum A-Termin aufwerten können. Damit ist diese Stunde blockiert und fixiert, das hat auch einen psychologischen Vorteil: Wenn Sie Montagfrüh aufwachen, müssen Sie nicht lange überlegen, ob sie Ihren inneren Schweinehund überwinden sollen und aufstehen – nein, in Ihrem Stundenplan steht, dass Sie da einen Lerntermin haben, also nicht nachdenken und nochmal im Bett rumwälzen, sondern aufstehen, frühstücken und anfangen. Sobald Sie beginnen, darüber nachzudenken, ob Sie aufstehen sollen oder nicht, haben Sie verloren. Wie gesagt: Unter dem Strich ist das eine ganze Arbeitswoche, die Sie so im Vorbeigehen eintüten.
Auch im folgenden fiktiven Tagesplan einer Zeitungsredaktion sieht man schön die Lücken, in denen man arbeiten kann sowie die unverrückbaren A-Termine – Andruck, eventuell Konferenz – und die Termine, die notfalls ausfallen können. Der Termin mit den Verbandsvertretern ist je nach Art des Treffens ein A-, B- oder C-Termin.
Ein fiktiver Tagesplan in einer Zeitungsredaktion
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Zeit |
Aufgabe |
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08:00 – 09:00 |
Informieren: Agenturen lesen, Zeitungen studieren |
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09:00 – 10:00 |
9.15 kleine Konferenz zur Themenfindung |
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10:00 – 11:00 |
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11:00 – 12:00 |
Redaktionskonferenz |
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12:00 – 13:00 |
Termin mit Verbandsvertretern |
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13:00 – 14:00 |
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14:00 – 17:00 |
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17:00 – 18:00 |
Andruck |
21Wie Sie sehen, lässt dieser Stundenplan auch Raum für Sport, Job und Hobby – das muss auch so sein, wobei allerdings klar ist, dass das im Zweifelsfall C-Termine sind, die Sie zugunsten wichtigerer Termine auch absagen können. Hat die Lerngruppe beispielsweise am Donnerstag Verspätung, so sollte man auch mal in der Lage sein, auf seine geliebte Fernsehsendung („Family Guy“) zu verzichten. Aber wenn Sie Family Guy schauen, dann tun Sie das nun bewusster, was den Genussfaktor erhöht – und das ist ja auch etwas wert.
In unserem Stundenplan sehen Sie, dass wir Mittwoch von zehn bis 15 Uhr Leerlauf an der Hochschule haben – wie geht man denn damit um? Falls Sie in der Nähe der Hochschule wohnen, dann reicht das durchaus, um nach Hause zu fahren und zu lernen, falls nicht, dann kann man auch in der Bibliothek lernen oder aber zumindest in den Katalogen der Bibliothek Literatur suchen, organisieren, kopieren, Sprechstunden beim Dozenten wahrnehmen – und ein Mittagessen mit Kommilitonen passt auch noch rein. Wenn man will, kann man jede Minute produktiv nutzen. Auch das sind wieder fünf Stunden – ziehen wir eine Stunde für das Mittagessen ab, so sind das bei 14 Wochen Semester 56 Stunden Arbeitszeit, die Sie sich organisiert haben.
Wer nun aber keine Hausarbeit schreibt, sondern tagesaktuell etwas anfertigen muss – einen Artikel, ein Impulsreferat, eine Nachricht – dann kann man dieses Schema durchaus auch nutzen, mit dem einzigen Unterschied, dass man nur die Blöcke an einem einzigen Tag hin- und herschieben muss (wie im Tagesplan der Zeitungsredaktion). Fixtermine sind dann beispielsweise Konferenzen, Termine mit dem Chef, und um diese Termine herum organisiert man sich die Zeit, die man braucht, um den Artikel zu schreiben.
Auch hier hat der frühe Vogel zumeist einen Vorteil: Gerade die Zeit vor zehn Uhr früh ist Im Geschäftsleben generell in der Regel recht produktiv, da Anrufe, Kollegen und andere Störfaktoren zumeist erst ab zehn Uhr eintrudeln. Wer viel zu tun hat, findet in den Morgenstunden am meisten Muße dazu. Und wenn es eng wird, beginnt der Tag eben einmal nicht um acht, sondern schon um sieben. Unschön, aber hilfreich und produktiv.
Aber wenn ich ein Langschläfer bin? Keine Frage, das sind nur Vorschläge, man muss auch den persönlichen Biorhythmus beachten. Wer morgens einfach nicht aus den Federn kommt, muss dann eben entsprechend die Stunden am Abend nutzen. Aber machen Sie sich keine allzu großen Hoffnungen: In den meisten Jobs müssen Sie morgens auf der Matte stehen. Das Arbeitsleben nimmt in der Regel 22wenig Rücksicht darauf, ob Sie den Biorhythmus einer Lärche oder einer Nachtigall haben.
Wie kontrolliere ich meinen Arbeitseinsatz? Am besten mit einer Excel-Tabelle: Notieren Sie darin jeden Tag die Stunden, die Sie gearbeitet haben. Notieren Sie auch die Stunden, die Sie nicht gearbeitet haben, und warum. Regelmäßig geführt, hilft Ihnen diese Tabelle auch, die Zeitdiebe zu identifizieren, die an jeder Ecke auf Sie lauern. Und setzen Sie noch eins drauf: Schreiben Sie jeden Montag auf, wie viele Stunden Sie planen, zu arbeiten, und vergleichen Sie am Ende der Woche diesen geplanten Wert mit dem tatsächlichen Wert. Das kann ernüchternd oder motivierend wirken, auf alle Fälle gibt es Ihnen einen realistischeren Eindruck Ihres Arbeitseinsatzes. Dabei gilt: Versuchen Sie nicht, alle Arbeitsstunden in die letzten Semesterwochen zu packen, alles auf den letzten Drücker zu erledigen. Druck hilft nicht. Oder?
Funktioniere ich unter Druck besser? Nein. Und noch einmal: Nein. Viele Menschen behaupten das, aber was Sie damit meinen ist nicht, dass Sie besser funktionieren, sondern dass Sie nicht anders aus den Startlöchern kommen. Niemand funktioniert gut, wenn er unter Druck ist. Versuchen Sie doch einmal folgendes: Beobachten Sie sich einmal dabei, wenn Sie das nächste Mal losrennen, um noch einen Bus, Zug oder gar ein Flugzeug zu erreichen – können Sie in so einer Situation kreativ, systematisch und logisch denken? Ehrlich?
Überschätzen Sie nicht Ihre Arbeitsfähigkeit, je nach Leistungsfähigkeit sind mehr als sieben Stunden netto Arbeitszeit am Tag nicht möglich. Was danach kommt ist selten effektiv und effizient. Planen Sie also auch systematisch Freizeit, Erholung, Sport oder was auch immer ein – diese Zeiten sind Erholungszeiten, die Sie auf Dauer leistungsfähiger machen. Das funktioniert allerdings nur, wenn Sie rechtzeitig anfangen. Wer den Startschuss verpasst und erst kurz vor knapp mit der Arbeit beginnt, hat keine andere Wahl, als Monsterschichten zu schieben – selten mit befriedigenden Resultaten.
„Mir kann das nicht passieren“
Verpasste Termine, zu spät gestartet, Arbeit verhauen? Falls Sie jetzt der Ansicht sind, dass Ihnen das nicht passieren kann, lassen Sie sich zumindest von den Ergebnissen psychologischer Forschung inspirieren. So haben Psychologen Studenten gefragt, wie lange sie brauchen, um ihre Hausarbeit abzugeben (Buehler, Griffin, Peetz 2010 und Buehler, Griffin, Ross, 1994). Das Ergebnis war deutlich: Im Schnitt 23benötigten die Studenten 55 Tage zur Abgabe der Arbeit – das waren 22 Tage mehr, als sie im Schnitt erwartet hatten. Nur ein Drittel der Studenten gab die Arbeit pünktlich entsprechend der eigenen Schätzung ab. Man bat die Studenten auch, zu schätzen, wie lange sie für die Arbeit brauchen, wenn wirklich alles schief läuft – sie verschätzten sich immer noch um ganze sieben Tage.
Interessanterweise gab es einen statistischen Zusammenhang zwischen den geschätzten Zeiten bis zur Abgabe und den tatsächlichen Abgabezeiten: Wer mit einer längeren Abgabezeit rechnete, brauchte auch länger – aber eben noch länger, als er geschätzt hatte. Um das zu übersetzen: Wenn Sie denken, Sie schaffen Ihre Arbeit in 33 Tagen, so rechnen Sie damit, dass Sie eher 55 Tage brauchen. Und wenn Sie die Zeit für Ihre Arbeit so planen, dass alles schief gehen kann – schlagen Sie noch einmal sieben Tage drauf. In der Literatur nennt man dieses Phänomen „Überoptimismus“ – Menschen sind zu optimistisch, was ihre Erwartungen bezüglich der eigenen Person angeht. Die folgende Abbildung illustriert diesen Befund für Studenten, die verschiedene akademische Aufgaben (Hausarbeiten und ähnliches) erledigen mussten.
Vorausgesagte Abgabetermine für akademische Aufgaben (linke Skala), geschätzte Abgabezeit und tatsächliche Abgabezeit. Sie müssen diese Tabelle wie folgt lesen: Die Prozentzahlen unter den Balken geben an, zu wie viel Prozent sich die Studenten sicher 24waren, die Aufgabe in der Anzahl der durch den Balken angegebenen Tage beendet zu haben; die Zahl über den Balken gibt an, wie viel Prozent tatsächlich in dieser Zeit die Aufgabe bewältigten. Wenn sich die Studenten also zu 50 Prozent sicher waren, dass sie eine Aufgabe in 4 Tagen erledigen werden (zweiter Balken), schafften es tatsächlich nur 13 Prozent aller Studenten, die Aufgabe in diesen 4 Tagen zu erledigen. Noch schlimmer: Wenn sich die Studenten zu 99 Prozent sicher waren, die Aufgabe in sechs Tagen zu erledigen, schafften es tatsächlich nur 45 Prozent, auch in sechs Tagen abzugeben. Die tatsächliche Abgabezeit belief sich auf elf Tage (dunkler Balken; Quelle: Buehler, Griffin, Peetz 2010, S. 9).
Perfekt illustriert dieses Phänomen des Überoptimismus ein Experiment, das ich in einem Kurs durchführte: Ich fragte die Studenten, wie man die Hauptstadt von Kentucky ausspreche – Louisville oder Loueeville, und wie viel jemand bereit sei, darauf zu wetten, dass er die richtige Antwort weiß. Ein Student war bereit, Haus und Hof darauf zu verwetten, dass er die richtige Antwort weiß – und lag daneben, denn die Hauptstadt von Kentucky heißt Frankfort. Ok, jetzt können Sie natürlich sagen, dass das ein mieser Trick ist, aber bemerkenswert daran sind zwei Dinge: Erstens die Vehemenz, mit der der betreffende Student bereit war, darauf zu wetten, dass er die richtige Antwort weiß, und zweitens sein Geständnis am Ende der Vorlesung – er habe gerade ein Jahr in den USA verbracht. In Kentucky.
Und wenn Sie jetzt glauben, dass das bei Ihnen anders ist, dass Ihnen keine Nachtschichten daneben gehen, dass Sie auf jeden Fall pünktlich abgeben werden, dass Sie genügend Zeit haben und dass solche Dinge immer nur anderen passieren – lassen Sie sich von diesen Fakten zum Überoptimismus inspirieren.
Wie besiege ich den Grashüpfer in mir?25