Isabel Milena Bastidas Cabezas

Compendios contables

para universitarios

Primera edición: octubre de 2018

© Grupo Editorial Insólitas

© Isabel Milena Bastidas Cabezas

ISBN: 978-84-17467-54-8

ISBN Digital: 978-84-17467-55-5

Difundia Ediciones

Monte Esquinza, 37

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IMPRESO EN ESPAÑA - UNIÓN EUROPEA

La Contabilidad se convierte en un aliado importante para la gerencia, para los empresarios y para todo aquel que incursiona en el mundo de los negocios; por cuanto procesa cifras monetarias, con el objetivo de generar informes que muestran una síntesis de las operaciones efectuadas y sus consecuencias en la situación financiera y toma de decisiones en la organización.

Isabel Milena Bastidas Cabezas

Prólogo

La autora de este compendio, mi maestra universitaria y desde entonces amiga, me concede el agrado y el honor, pero sobre todo la responsabilidad, lo cual asumo de la misma manera, de presentar y dar a conocer su primer trabajo escrito, el cual, además de estar dirigido a aquellas personas que se desempeñan en el campo fiscal y/o contable, también ha sido cuidadosamente redactado de forma digerible y en un lenguaje de fácil comprensión como sus clases para el público en general, respetando la terminología universal de la materia en cuestión, pero siendo concisa y precisa en cada definición.

La autora, gracias a su vasta experiencia en materia fiscal y contable y a la adquirida, reforzada y actualizada a través del tiempo en las aulas, como también a su exhaustivo estudio, nos introduce fácilmente en un campo tan fascinante como lo es el de la contabilidad, llevándonos desde sus orígenes hasta la presentación de estados financieros, e ilustrándonos en los conceptos más básicos con sus diferentes definiciones, objetivos y aplicaciones, pero dirigiéndonos hasta el campo que a todos nos interesa, su practicidad.

Es por eso que a lo largo de esta obra se encuentran diferentes ejercicios y actividades de aplicación al finalizar cada capítulo, que servirán para reforzar el conocimiento adquirido.

Quiero reiterar entonces que, el público objetivo de esta obra va desde aquellos que se inician en el área de la contabilidad, o que simplemente requieren de un material práctico de consulta y dinámico hasta aquellos quienes, con un conocimiento avanzado, buscan reforzarlo o actualizarlo.

Héctor Fabio Mendoza Arciniegas

Administrador de Empresas

Introducción a la Contabilidad

La Contabilidad forma parte del sistema de información de la empresa y cumple un papel importante en su funcionamiento, tiene como base el registro de las operaciones en estructuras contables expresadas en la normatividad vigente y el procesamiento de la información ajustada a las Normas Internacionales de Contabilidad y de Información Financiera.

La Contabilidad con su filosofía y principios básicos, fue dada a conocer por Fray Luca Pacciolo entre los años 1492 y 1496 con el nombre de Contabilidad por Partida Doble y es reconocida actualmente como una de las profesiones más importantes que ayudan a la gestión empresarial desde el campo financiero.

A pesar del paso del tiempo y de la evolución tecnológica, la Contabilidad solo ha cambiado en su forma, pero no en sus principios y fondo científico. Con el progreso y crecimiento de la economía en los pueblos, los gobiernos propusieron la necesidad de establecer mecanismos de control y para ello se valieron de normas, que obligan a llevar determinados registros en las operaciones con el objetivo de inspeccionar y, a la vez, determinar los impuestos, utilidades, pérdidas, costo de ventas y demás cuantías monetarias dando cumplimiento a las disposiciones legales.

La economía mundial, los negocios y el comercio han avanzado tanto, que es imposible tener informes financieros al día sin los métodos, sistemas de información y técnicas contables adecuadas y actualizadas.

CAPÍTULO 1
GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD Y LA EMPRESA

Objetivos:

Identificar los aspectos generales de la contabilidad y la empresa.

Valorar la importancia que tiene la contabilidad para la empresa.

Identificar las actividades que se realizan en las empresas.

1.1 Empresa

Antes de adentrarse en el estudio de la contabilidad, es necesario ubicarse en un contexto denominado empresa y definir este término, por cuanto la contabilidad tiene un campo de acción principal y este se encuentra en la empresa sin desmeritar su aplicabilidad en la vida personal de cada uno.

1.2 Definición

Es un ente organizado de acuerdo a las leyes mercantiles, laborales, ambientales y tributarias con la finalidad de desarrollar actividades económicas como la prestación de servicios, producción, comercialización, transformación y administración de toda clase de bienes y servicios a beneficio de la comunidad. Sin desconocer que cuando se crea un negocio se tiene obligaciones con el estado como es el pago de impuestos, pago de aportes parafiscales a entidades como el SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, con la comunidad, con los empleados como lo es el pago de los salarios y prestaciones sociales.

Según el Código de Comercio en el artículo 25 dice: «Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios».

Toda empresa grande, mediana o pequeña requiere tres elementos para su funcionamiento: recursos humanos (propietarios, administradores y trabajadores), recursos financieros (capital aportado por los propietarios el cual puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, materias primas, tecnología, maquinaria, muebles y demás bienes) y el trabajo entendiéndose como la actividad que realizan las personas para lograr los objetivos de la empresa.

1.3 Clasificación de las empresas

1. Por actividad económica

Se clasifican en:

Empresas de servicios: Son aquellas empresas que ofrecen servicios a la comunidad ejemplo: las universidades, clínicas, salas de belleza, lavanderías, centros de copiado, etc.

Empresas comerciales: Empresas dedicadas a la compra, venta y cambio de mercancías como lo son los almacenes, supermercados, distribuidoras de productos, etc.

Empresas manufactureras: Aquellas empresas dedicadas a la transformación de materia prima en productos elaborados como: fábricas de confecciones, industrias, ingenios, etc.

Empresas mineras: Dedicadas a la explotación de los recursos del subsuelo entre ellas tenemos: empresas petrolíferas, piedras preciosas, carbón, etc.

Empresas agropecuarias: Se dedican a la producción de bienes agrícolas y pecuarios. Ejemplo: las haciendas de producción agrícola, las granjas avícolas etc.

Actividad

1. Explique el concepto de empresa y ¿cuáles son sus elementos?

2. Clasifique las empresas según su actividad y de 10 ejemplos de cada una

3. ¿Qué relación existe entre la contabilidad y la empresa?

4. Consulte cómo crear una empresa en www.actualicese.com

5. ¿Qué función cumple la Cámara de Comercio en su región?

6. Al lado de cada una de las siguientes empresas, indique su actividad:

a) __________________una clínica

b) __________________una fábrica de calzado

c) __________________una oficina de arquitectos

d) __________________un centro de terapia respiratoria

e) __________________un club de tenis

f) __________________una constructora

g) __________________un laboratorio farmacéutico

h) __________________un ingenio

i) __________________una universidad

j) __________________una fábrica de cemento

k) __________________una distribuidora de llantas

l) __________________una fábrica de ladrillos

m) __________________un colegio

n) __________________una agencia de seguros

o) __________________un gimnasio

p) __________________un supermercado

q) __________________una transportadora de valores

r) __________________una lavandería

s) __________________un almacén

t) __________________el Cerrejón en la Guajira

u) __________________Ecopetrol

v) __________________Industria de Licores del Valle

w) __________________Harinera del Valle

x) __________________un taller de mecánica

y) __________________Ingenio Providencia

z) __________________un centro de copiado

CAPÍTULO 2
CONTABILIDAD

Objetivos:

Definir contabilidad

Identificar los objetivos de la contabilidad.

Analizar la importancia de la contabilidad.

Identificar la ecuación contable.

Aplicar el principio de partida doble.

Conocer la reglamentación que rige el desarrollo de la actividad contable.

Contabilidad

2.1 Definición

Ciencia encargada de registrar, clasificar y ordenar en forma sistemática y cronológica las operaciones que realizan las empresas o negocios diariamente. Las empresas requieren para su buen funcionamiento y administración, de un sistema de información contable que les permita conocer los resultados financieros de las decisiones gerenciales en forma confiable y oportuna, con el objetivo de garantizar el desarrollo eficaz de sus movimientos.

La contabilidad es un sistema de información que permite recopilar en forma estructurada las operaciones mercantiles realizadas por las empresas, con el fin de generar informes para analizarlos y poder planear, controlar y tomar decisiones sobre las actividades futuras de la empresa.

El mundo de los negocios ha evolucionado tanto que es imposible tener una información financiera y administrativa sin técnicas y registros adecuados de la información contable.

La contabilidad aparece como respuesta a la urgente necesidad de llevar un control financiero de la empresa, proporciona suficiente información sobre su desenvolvimiento económico lo que permite tomar decisiones que llevan el negocio a un manejo exitoso.

De acuerdo con Richard Mattessich (1964) pág. 19 «La Contabilidad es una disciplina que se ocupa de la descripción cuantitativa y de la proyección de la circulación de ingresos y de los agregados de riqueza a través de un método basado en el siguiente conjunto de supuestos básicos (después de haberse comprobado minuciosamente estos supuestos le permiten ser considerados como condiciones necesarias y suficientes).»

Mattessich expone de un modo que parece decir:

a) Reduce la Contabilidad a una disciplina sin arriesgar si es ciencia, tecnología o técnica o las tres cosas.

b) Se ocupa solo de descripciones cuantitativas y no incluye descripciones cualitativas

c) Circulación de ingresos y agregados de riquezas son conceptos exclusivos de Economía, la Contabilidad no está sujeta a esa ciencia que es diferente de ella, pero tiene conexiones no de dependencia sino de exclusiva vinculación.

d) Parece que el método propio de la Contabilidad depende de los SUPUESTOS BASICOS, un conjunto que presenta con la lógica la condición de NECESARIOS y SUFICIENTES.

El inciso d) es muy fuerte pero como no discutimos en detalle la definición de la Contabilidad sino los llamados supuestos básicos vemos que el autor los considera esenciales para el desarrollo del conocimiento con método científico de la actividad contable.

A continuación, los supuestos básicos, necesarios y suficientes según Matttessich:

1 «Monetary values» o sea, en español «Valores Monetarios»

Vemos que se contradice con la intención y la realidad de la tarea contable en términos no monetarios como puede ser unidades físicas.

Los contables gerenciales y sociales, entre muchos otros, utilizan estos valores de unidades de medición diferentes de la moneda.

«2. Time intervals» o sea, en español «Intervalos de Tiempo»

Lo consideran un aporte importante, aunque la versión alemana lo considera «Termino primitivo», o sea algo anterior al pensamiento contable.

3. Structure, en español seria «estructura»

En la versión alemana vemos que lo aclara como «estructura de la unidad» o sea Plan Contable de valor importante porque la unidad contable da el nombre a la disciplina.

«4. Duality», en español seria «dualidad»

Nos parece que se corresponde a lo que se llama juego de suma cero (lo que pierde uno lo gana el otro) o principio binario de un determinado método de registración contable llamado partida doble.

«5. Agregation», en español seria «agregabilidad»

Parece que se refiere a la posibilidad de agregar elementos de la Contabiliad, pero parece inadecuado para la Teoría General de la Contabilidad.

6 «Economic Objects», en español «Objetos Económicos»

La Contabilidad no se ocupa exclusivamente de objetos económicos sino de todos los objetos necesarios para ser tomados en cuenta en la actividad contable.

7. «Inequity of monetary claims» en español seria «Inequidad de las acreencias monetarias»

Es un tema muy particular que no merece ser un supuesto básico de la Contabilidad.

8. «Economic agents», en español seria «Agentes Económicos»

Igual que el supuesto de Objetos Económicos padece de economicismo choca con nuestra definición de Contabilidad.

9 «Entities», en español seria «Entidades».

Ojalá sean Entidades en general, pero el contexto indica que piensa que sean económicas.

10.» Economic Transactions» en español seria «Transacciones económicas»

Aquí hay 2 defectos:

a) Omite lo no económico y

b) Se reduce a transacciones, cuando la materia de la Contabilidad es más amplia que solo transacciones.

11. «Valuation», en español seria «Valuación».

Pensamos que sería apto para algunos aspectos propios de la economía, pero Medición es más general.

12. «Realization», en español seria «Realización».

Se refiere exclusivamente a un aspecto particular de la Contabilidad Patrimonial o Financiera.

13. «Classification», en español sería «Clasificación».

Es un concepto general aceptable.

14. «Date input», en español «Ingreso de Datos»

Es general para toda la disciplina.

15. «Duration», en español «Duración».

Es el tema de lo temporal.

16. «Extension» en español sería «Extensión».

Le vuelve a referir a términos que parecen prioritarios

17. «Materiality» en español sería «Significatividad».

Parece propio de la parte patrimonial.

18. «Allocation», en español seria «Asignación».

Es un problema esencial en los Planes Contables

De otra parte, el estado ejerce control sobre las empresas a través de la contabilidad. De allí que es obligación que todos los comerciantes obligados a llevar contabilidad lo hagan. El artículo 19 de Código de Comercio numeral 3: es obligatorio de todo comerciante «llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales· Artículo 48: «Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo a las disposiciones del Código y demás normas sobre la materia».

El Contador Público es una persona dedicada y con alto grado de habilidad analítica, hace uso inteligente de la información contable, conoce las técnicas contables, las limitaciones que ellas aportan da una interpretación correcta a los estados financieros, tiene en sus manos las herramientas básicas de la gestión contable. El profesional en Contaduría Pública en un cargo de gestión, deberá trazar programas en el que se consideren reuniones con los altos directivos de la empresa. También requiere retroalimentar lo que se está haciendo y sugerir instrucciones para mejorar el desarrollo de la empresa.

La aptitud que adopte el Contador Público como profesional en su tarea directiva, debe estar encaminada a crear el ambiente propicio para la labor colectiva, de manera que cada trabajador contribuya a conseguir los fines comunes de la organización.

2.2 Objetivos de la Contabilidad

⮚ El principal objetivo de la contabilidad es determinar el costo de las mercancías vendidas.

⮚ Maximizar las ganancias.

⮚ Disminuir de costos y gastos.

⮚ Liquidar los impuestos.

⮚ Servir como fuente de información fidedigna ante los proveedores, clientes y el Estado.

⮚ Llevar control de ingresos y gastos.

⮚ Facilitar la planeación, organización y dirección de la empresa dando a conocer las consecuencias de operaciones futuras.

⮚ Establecer la cuantía de los bienes, deudas y patrimonio que posee la empresa.

⮚ Servir como punto de referencia para la toma de decisiones financieras y administrativas en la empresa y seleccionar proveedores y clientes.

⮚ Presentar en cualquier momento información sistemática y ordenada sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.

⮚ Calcular los costos por contaminación ambiental que debe pagar la empresa.

2.3 Campo de acción de la Contabilidad

Como se dijo anteriormente la contabilidad tiene su campo de acción según la empresa donde se aplique, así:

Contabilidad pública: Proporciona herramientas para registrar las operaciones de las empresas del Estado rigiéndose por las normas de la Contaduría General de la Nación.

Contabilidad privada: Facilita información para registrar las actividades de las empresas de personas particulares y se divide en:

Contabilidad de servicios: Registra las actividades que desarrollan las empresas dedicadas a la prestación de servicios.

Contabilidad de costos: Registra las operaciones en las empresas manufactureras que tienen que ver con el costo de los materiales, mano de obra, costos indirectos y demás insumos necesarios para la terminación o semielaboración de productos en la industria.

Contabilidad comercial: Registra las actividades de compras, ventas y cambio de mercancías en las empresas comerciales.

Contabilidad social: Tiene como fin dar a conocer la información relacionada con los esfuerzos sociales y el impacto de la empresa en la sociedad.

Contabilidad ambiental: Permite identificar el impacto de las operaciones de la empresa sobre el medio ambiente, con el objetivo de instaurar programas, prácticas y políticas medioambientales que prevengan daños al medio ambiente y a la sociedad.

2.4 Principios o normas de Contabilidad generalmente aceptados en Colombia

Según el artículo 6º de la Ley 43 de 1990, se entiende por principios de contabilidad, el conjunto de nociones y normas que se deben tener en cuenta al momento de registrar, presentar e informar sobre las finanzas de las personas naturales o jurídicas. La contabilidad de acuerdo a estos lineamientos registra, interpreta, evalúa e informa de manera completa, transparente y fidedigna sobre las transacciones de las organizaciones.

Actividad

1. ¿Por qué es importante la contabilidad?

2. Consulte sobre los principios o normas de contabilidad

3. ¿Cómo surgió la contabilidad?

4. ¿Qué es contabilidad en su opinión?

5. ¿Qué pasaría si tiene su negocio y no lleva contabilidad?

6. Pregunta a un contador si alguna vez ¿ha tenido problemas por no llevar libros contables?

7. ¿Por qué la contabilidad es una ciencia social?

8. ¿Qué es lucro?

9. ¿Qué es una operación comercial?

10. ¿Qué contabilidad se lleva en: ¿una fábrica de confecciones, en un almacén de repuestos y en una avícola?

2.5 Términos contables

De acuerdo a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) están:

Activo: Es considerado como un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados y del cual se espera obtener en el futuro beneficios económicos.

Pasivo: Es una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

Patrimonio: Es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos los pasivos.

Ingresos: Son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio, distintas de las relacionadas con las aportaciones de inversores de patrimonio.

Gastos: Se definen como los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, distintos de los relacionados con las distribuciones realizadas a los inversores de patrimonio.

Costo: El monto de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien el valor razonable de la contraprestación entregada para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción o, cuando sea aplicable, el valor atribuido a ese activo cuando se lo reconozca inicialmente de acuerdo con los requerimientos específicos de otras NIIF, por ejemplo, la NIIF 2.

Partida doble: Principio fundamental de la contabilidad basado en que los valores que se registran en él debe de una cuenta se registran en el haber de otra cuenta. Es decir, lo que se debita se acredita. En conclusión, al registrar cualquier transacción por lo menos aparecen dos cuentas una que se debita y otra que se acredita.

2.6 Características cualitativas de la Información Financiera

Las características de la información financiera se clasifican en dos grupos: Características Fundamentales y de Mejora.

Las Características Fundamentales son consideradas un filtro por el que toda la información financiera debe pasar están son:

⮚ Relevancia: La información financiera es relevante cuando puede ejercer influencia sobre las decisiones económicas tomadas por los usuarios; ayudando a evaluar hechos pasados, presentes o futuros.

⮚ Fiabilidad: La información financiera es fiable cuando está libre de error significativo.

De otro lado las características de Mejora hacen que la información sea más relevante y fiable, son importantes porque ayudan a que los estados financieros sean mejorados para los usuarios. Estas características son:

⮚ Comprensibilidad: La información proporcionada en los estados financieros debe de ser comprensible para los usuarios de la información los cuales tienen conocimiento razonable de la actividad económica de la empresa y de la contabilidad.

⮚ Materialidad o importancia relativa: Si la información es material es relevante para la empresa, cuando hay un error hay que corregir o revelarlo ya que esto afecta las decisiones de los beneficiarios de la información.

⮚ Integridad: La información relacionada en los estados financieros debe ser completa, real; una omisión de la fiabilidad conlleva a una información errónea y falsa, de la realidad financiera impidiendo el cumplimiento de la fiabilidad.

⮚ Prudencia: Al realizar juicios profesionales se debe ser prudentes para no expresar ingresos y activos en exceso ni pasivos y gastos por defecto ya que cualquier decisión altera el patrimonio de la empresa.

⮚ Oportunidad: La información debe ser oportuna, siempre se debe conocer el estado económico de la entidad dentro del periodo, un retraso de la información financiera hace que no sea Relevante.

⮚ Comparabilidad: La información financiera debe ser comparable para que aquellos usuarios que necesitan de ella puedan comparar y verificar las diferentes fluctuaciones de la situación financiera y los rendimientos financieros a través del tiempo.

⮚ Esencia sobre la forma: Las transacciones y demás sucesos deben ser expresados dentro de la contabilidad de acuerdo a su esencia y no solamente por su forma legal.

⮚ Equilibrio entre el costo y el beneficio: Para las pymes esta característica es imprescindible en el proceso de toma de decisiones ya que por ser empresas pequeñas y medianas buscan que el beneficio sea mayor al costo y de esta manera obtener utilidades, ser competitivas y poder subsistir.

Actividad

1. Clasifique las siguientes cuentas en activos, pasivos y patrimonio.

a) ____________anticipo retención en la fuente

b) ____________terrenos

c) ____________seguros pagados por anticipado

d) ____________capital social

e) ____________retención en la fuente

f) ____________Interés recibido por anticipado

g) ____________inversiones permanentes

h) ____________equipo de transporte

i) ____________inventario de materiales

j) ____________obligaciones financieras

k) ____________utilidades acumuladas

l) ____________impuestos por pagar

m) ____________IVA

n) ____________reservas

o) ____________muebles y enseres

p) ____________edificaciones y construcciones

q) ____________equipo de comunicación y computo

r) ____________mercancías no fabricadas por la empresa

s) ____________obligaciones laborales

t) ____________ingresos por cobrar

2. ¿En qué consiste la partida doble?

3. ¿Quién fue el pionero de la partida doble?

4. ¿Qué ventajas ofrece la partida doble?

5. ¿Cómo se definen los activos, los pasivos y el patrimonio según las NIIF?

6. ¿Cuál es la diferencia entre las características fundamentales y las de mejora?

7. Realice ejemplos donde el patrimonio aumente y disminuya

8. Determine el patrimonio, los activos y los pasivos en cada caso:

a) El señor Zacarías Piedras del Río posee a enero 31 de 2017:

- Cuenta corriente banco el Coco $5.000.000

- Vehículo 19.000.000

- Edificio 35.000.000

- Computador 2.500.000

- Le deben 4.600.000

- Debe pagar lo siguiente:

- Préstamo bancario 5.500.000

- Del computador debe 1.100.000

- Del edificio debe 7.500.000

b) Carbón el Socavón Ltda. De propiedad del señor Casimiro Miranda suministra la siguiente información a enero 31 de 2017:

- Efectivo $100.000

- Banco el Atraco 12.600.000

- Proveedores 2.550.000

- Debe al banco 1.700.000

- Muebles y enseres 2.100.000

- Mercancías 4.500.000

- Clientes 1.250.000

- Aporte social ¿?

c) Video Club Small Vill de propiedad del señor Mauricio Mosquera tiene en activos $2.600.000 y un capital de $700.000.

d) La empresa Su carro al día tiene un capital de $30.400.000 y unos pasivos de $6.500.000.

9. ¿Cómo se obtiene e capital de una empresa?

10. ¿Qué representan las deudas a favor de una empresa?

CAPÍTULO 3
CUENTAS ANÁLISIS Y MANEJO

Objetivos:

Analizar las diferentes cuentas y su dinámica.

Clasificar las cuentas de acuerdo al grupo.

Identificar las partes de una cuenta.

Realizar registros de transacciones simples y compuestas.

Indagar la importancia de la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad.

Cuentas

3.1 Definición

Se entiende como cuenta en nombre bajo el cual se identifican y registran todas las transacciones que realiza una empresa o un negocio diariamente. La denominación de la cuenta debe ser muy clara de tal manera que con el solo nombre se identifique lo que representa la cuenta. Para que las cuentas sean un elemento contable deben tener un valor, pues la contabilidad habla a través de las cuentas. Ejemplo: triciclos, patinetas, pantalones, camisetas, medias, bolas, calcetines, lociones, blusas, bolsos, billeteras, etc., que se venden en un almacén reciben el nombre de: Mercancías y esta cuenta representa todas las mercancías adquiridas por la empresa para ser vendidas en el giro ordinario del negocio.

3.2 Partes de una cuenta

La forma más sencilla para iniciar el aprendizaje de los registros de transacciones es por medio del esquema de la cuenta T y sus partes son:

1. Nombre de la cuenta

2. Debe o lado izquierdo

3. Haber o lado derecho

4. Saldo

❖ Saldo: Diferencia entre él debe y el haber de una cuenta, el cual puede ser débito o crédito según la naturaleza de la cuenta.

❖ Saldo débito: Cuando la suma del movimiento débito es mayor que la del movimiento crédito, por naturaleza las cuentas que aparecen con saldo débito son las de los activos, egresos y costos. Ejemplo: la cuenta caja presenta el siguiente movimiento débito: $150.000, $70.000 y $50.000 y el movimiento crédito: $90.000.

CAJA

Movimiento débito: $270.000, crédito $95.000 y saldo débito $175.000.

❖ Saldo crédito: Una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el débito, por naturaleza las cuentas que parecen con saldo crédito son los pasivos, ingresos y patrimonio. Ejemplo: la cuenta proveedores nacionales presenta el siguiente movimiento débito: $120.000 y $85.000 y el movimiento crédito $350.000.

Proveedores nacionales

Movimiento débito: $205.000, crédito$350.000 y saldo crédito $145.000.